Willkommen als Youtilly-Auftragsstarter!
Wir freuen uns, dass Sie Teil von Youtilly, der Plattform für Immobilienpflege, sind und nun offizieller Youtilly-Auftragsstarter!
Damit Sie direkt loslegen können, haben wir eine kurze Anleitung zusammengestellt - von der Leistungserfassung bis zur Rechnungsstellung. So erhalten Sie einen Überblick über die wichtigste Schritte und Funktionen.
Lieber schauen als lesen? In diesem 20-minütigen Video haben wir die wichtigsten Schritte für Sie zusammengefasst. Wenn Sie nur Antworten zu bestimmten Themen suchen, finden Sie die passenden Video-Kapitel direkt bei den jeweiligen Abschnitten im Artikel.
Die drei Kernschritte auf Youtilly
Schritt 1: Leistungsnachweise erbringen
Aus Ihrem gewonnen Auftrag sind nun verschiedene Einzelleistungen entstanden. Diese finden Sie unter dem Menüpunkt "Erledigen". Einzelleistungen sind nach Fälligkeit absteigend sortiert.
Leistungen durchführen und erfassen
Leistungen - gerne vor Ort, direkt nach der Ausführung - im Menüpunkt „Erledigen“ nachweisen
Über den Button "Sofort erledigen" können Leistungen direkt abgeschlossen werden
Falls weitere Angaben erforderlich sind (z.B. Mengenangaben), öffnet sich ein zusätzliches Eingabefeld
Youtilly-Tipp: Nicht fällige Leistungen (z.B. Leistungen, die nur bei Bedarf durchgeführt werden) finden Sie am Ende der Erledigen-Ansicht oder können über die Lupe gesucht werden.
Um Ihnen das nachweisen von Leistungen so einfach wie möglich zu gestalten können Sie verschiedene weitere Einstellungen vornehmen.
Aufgabengruppen erstellen und verwalten
Leistungen, die Sie zu Beginn einzeln nachgewiesen haben, lassen sich zu Aufgabengruppen zusammenfassen, um sie künftig gemeinsam nachweisen zu können.
Einstellungen → „Leistungserbringung“ → „Aufgabengruppen“
Dort können Sie neue Aufgabengruppen erstellen, bestehende bearbeiten oder löschen
Weitere Details finden Sie in unserem Artikel: Wie erstelle und verwalte ich Aufgabengruppen?
Nutzer und Teams erstellen
Sie können Nutzer mit unterschiedlichen Berechtigungen zu Ihrem Dienstleisterprofil hinzufügen und diesen verschiedenen Teams zuweisen.
Einstellungen → "Zugriff"
Dort können Sie Nutzer und Teams anlegen, bearbeiten. Auch Rollen und Berechtigungen können dort individuell festgelegt werden.
Sie können Sub-Dienstleister zum eigenständigen Nachweisen von Leistungen (Erledigen) mit entsprechender Rolle (z.B. Arbeitskraft (eingeschränkt)) einladen.
Weitere Details finden Sie in unserem Artikel: Wie füge ich Mitarbeiter:innen hinzu?
Leistungen verschieben
Wenn eine Leistung ausnahmsweise nicht am vorgesehen Tag ausgeführt werden kann (z.B. wegen Feiertag oder Krankheit), kann sie verschoben werden.
Zur Verschiebung „Ausführung verschieben“ über die 3 Punkte neben den "Sofort erledigen" wählen, auf "Ausführung verschieben" klicken, um ein Ticket zu erstellen und Grund (z.B. Wetter, Personalausfall) angeben.
Weitere Details finden Sie in unserem Artikel: Wie verschiebe ich die Ausführung einer Leistung?
Schritt 2: Bestätigung der Nachweise im Logbuch
Sobald Sie Leistungen in der "Erledigen" Ansicht bestätigt haben müssen diese anschließend im "Logbuch" bestätigt werden. Dafür gibt es eine manuelle und eine automatische Möglichkeit.
Manuelle Bestätigung
Wenn Sie eine zweite Kontrolle der Leistungsnachweise wünschen können Sie Leistungen manuell im Logbuch bestätigen.
Über die 3 Punkte auf der rechten Seite der jeweiligen Einzelleistung auf "Bestätigen"
Leistungen mit Plausibilitätshinweisen können bestätigt werden, es muss jedoch ein Grund angegeben werden. Weitere Details finden Sie in unserem Artikel: Plausibilitätshinweise auf Youtilly
Automatische Bestätigung von Leistungen
Wenn Sie keine manuelle Überprüfung benötigen können Sie Leistungen auch vom System automatisch bestätigen lassen.
Einstellungen → „Leistungserbringung“
Frist zur automatischen Bestätigung individuell festlegen
Weitere Details finden Sie in unserem Artikel: Wie funktioniert die automatische Bestätigung von Leistungen?
Doppelausführungen vermeiden
Systemseitig werden Leistungen, die innerhalb einer Stunde mehr als einmal erledigt werden als Plausibilitätsfehler rot markiert und können nicht bestätigt werden. Um Doppelausführungen zu vermeiden gibt es verschiedene Wege:
Automatische Löschung in Einstellungen unter „Leistungserbringung“ aktivieren oder manuell im Logbuch filtern und entfernen.
Sie können auch gerne den Button rechts im Logbuch verwenden, der im Logbuch alle Doppelausführungen (Plausibilitätsfehler) entfernt.
Weitere Details finden Sie in unserem Artikel: Wie können Doppelausführungen auf Youtilly vermieden werden?
Schritt 3: Monat abschließen und Rechnungen erstellen
Am Ende jeden Monats sind Sie dazu verpflichtet über unser System für Ihre Aufträge Rechnungen zu erstellen.
Rechnungen erstellen und versenden
Rechnungen direkt im Bereich „Rechnungen“ erstellen und versenden
Rechnungen können personalisiert werden. Hierzu einfach „Ihr Zeichen zum Auftrag“ ganz unten in einem Auftrag ausfüllen. Außerdem können Sie unter "Rechnungen" -> "Geschäftsbeziehungen verwalten" Nummern für Ihre Geschäftspartner hinterlegen.
Rechnungen können nach Ausstellung in der Übersicht als PDF oder ZUGFeRD XML herunterladen.
Rechnungen können bei Bedarf über eine Gutschrift vollständig storniert werden (keine Teilgutschriften möglich).
Weitere Details finden Sie in unserem Artikel: Wie funktioniert die Rechnungserstellung und der Rechnungsversand via Youtilly?
Tipps & Tricks
Lupe / Durchsuchen-Funktion
Auf fast jeder Seite der Plattform finden Sie das Lupen-Symbol. Dort können Sie bspw. in der Erledigen-Ansicht nach Aufträgen filtern und nach konkreten Ergebnissen suchen.
Mehrfachauswahl
Sie können an vielen Stellen auf der Plattform die Mehrfachauswahl zur effizienteren Nutzung verwenden um auf der jeweiligen Seite mehrere Positionen gleichzeitig zu erfassen.
Ticketsystem
Sie können über unser Ticketsystem jederzeit Kontakt mit den Auftraggebern aufnehmen.
Wir empfehlen Tickets direkt über einen Auftrag oder ein Objekt zu eröffnen, da diese dann leichter zugeordnet werden können.
Alle Tickets finden Sie im unten im Menü, erkennbar am Postkorb-Symbol.
Weitere Details finden Sie in unseren Artikeln: Tickets.
Onboarding erfolgreich abgeschlossen?
Sie haben durch diesen Artikel einen Überblick erhalten und können jetzt sofort mit Youtilly loslegen? Wenn Sie aus den Button klicken, wird das Onboarding auf der Plattform als abgeschlossen markiert und nicht mehr angezeigt.
Sprechstunden
Wir bieten monatlich für Youtilly-Auftragsstarter eine Sprechstunde, in der wir Ihnen innerhalb einer halben Stunde einen Überblick geben, wie Sie ab jetzt unsere Plattform optimal nutzen können.
Außerdem gibt es wöchentlich eine offene Sprechstunde für konkrete Fragen.
Falls Sie Fragen haben, die nicht direkt vom Auftraggeber beantwortet werden können, kontaktieren Sie uns gerne per E-Mail:
Wir wünschen Ihnen weiterhin viel Erfolg auf Youtilly!
Ihr Youtilly-Team
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