In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Dienstleister-Nutzern gezielt Zugriff auf Auftragspositionen, Aufträge und Objekte geben – über die Nutzer- und Teamverwaltung in den Einstellungen sowie über weitere Zuweisungswege.
Lieber zuschauen statt lesen? In diesem kurzen Video haben wir die wichtigsten Schritte für Sie zusammengefasst:
Voraussetzung: Berechtigungen prüfen
Zuweisungen greifen nur dann, wenn der jeweilige Nutzer eine Rolle mit eingeschränkten Leserechten hat. Erst durch diese Einschränkung wird festgelegt, dass ein Nutzer ausschließlich auf die ihm explizit zugewiesenen Einträge zugreifen darf.
Stellen Sie sicher, dass die Rolle des betroffenen Nutzers mit folgende Berechtigungen korrekt konfiguriert ist:
Berechtigung | Bedeutung |
Zugewiesene Auftragspositionen lesen | Nutzer sieht nur Auftragspositionen, die ihm direkt oder über ein Team zugewiesen sind |
Zugewiesene Aufträge lesen | Nutzer sieht nur Aufträge, die ihm direkt oder über ein Team zugewiesen sind |
Zugewiesene Anlagen lesen | Nutzer kann Eigentümer, Wirtschaftseinheiten, Objekte und Mieteinheiten einsehen, sofern er diesen zugewiesen ist |
Um Zuweisungen vornehmen zu können, muss der jeweiligen Rolle unter Einstellungen > Zugriff > Rollen die Berechtigung „Zuweisung von Dienstleister-Nutzer:innen verwalten" zugewiesen sein.
Rollen können Sie unter Einstellungen > Zugriff > Rollen jederzeit bearbeiten.
Youtilly-Tipp: Ohne eingeschränkte Leserechte in der Rolle des Nutzers haben Zuweisungen keine Auswirkung – der Nutzer sieht weiterhin alle Einträge.
Wichtig: Vererbung von Zuweisungen
Zuweisungen wirken nicht isoliert – sie gelten automatisch auch für alle verknüpften Einträge. Wer beispielsweise einem Objekt zugewiesen wird, erhält automatisch Zugriff auf alle zugehörigen Aufträge und Auftragspositionen. Die folgende Tabelle zeigt, welche Zugriffe eine Zuweisung jeweils mit sich bringt:
Zuweisung zu | Nutzer sieht automatisch auch |
Auftragsposition | Den zugehörigen Auftrag und die zugehörigen Objekte |
Auftrag | Alle Auftragspositionen und zugehörigen Objekte |
Objekt | Alle Auftragspositionen und Aufträge dieses Objekts |
Team | Alle Einträge, die dem Team zugewiesen sind |
Empfohlener Weg: Zuweisung über die Einstellungen
Einstellungen > Zugriff > Nutzer
Der empfohlene Weg für die Einrichtung und Pflege von Zuweisungen ist die Nutzerverwaltung. Dort sehen Sie alle Zuweisungen eines Nutzers zentral auf einen Blick.
So funktioniert's:
Öffnen Sie Einstellungen > Zugriff > Nutzer und wählen Sie den gewünschten Nutzer aus. In der rechten Sidebar finden Sie alle Zuweisungsbereiche: Zugewiesene Auftragspositionen // Zugewiesene Aufträge // Zugewiesene Aufgabengruppen // Zugewiesene Gebäude
Öffnen Sie den gewünschten Bereich und klicken Sie auf „+ Hinzufügen".
Es öffnet sich ein Auswahlfenster, in dem Sie den gewünschten Eintrag suchen und auswählen können. Bestätigen Sie Ihre Auswahl anschließend.
Einen einzelnen Eintrag entfernen Sie über die drei Punkte („...") und „Zuweisung entfernen".
Mehrere Einträge können Sie gleichzeitig entfernen, indem Sie diese auswählen und auf „Zuweisungen entfernen" klicken.
Einstellungen > Zugriff > Teams
Wenn mehrere Nutzer dieselben Zuweisungen erhalten sollen, empfiehlt sich die Zuweisung über ein Team. Wie Sie ein Team erstellen, erklären wir Ihnen hier: Was sind Teams?
So funktioniert's:
Öffnen Sie Einstellungen > Zugriff > Teams und öffnen über "Details" das gewünschte Team aus.
Weisen Sie dem Team unter „Mitglieder" die gewünschten Nutzer zu.
In der rechten Sidebar finden Sie alle Zuweisungsbereiche: Zugewiesene Auftragspositionen // Zugewiesene Aufträge // Zugewiesene Aufgabengruppen // Zugewiesene Gebäude
Gehen Sie nun bei der Zuweisung vor wie bei einem einzelnen Mitarbeiter. Alle Teammitglieder erhalten dadurch automatisch Zugriff auf die zugewiesenen Einträge.
Youtilly-Tipp: Zuweisungen über Teams wirken sich auf alle aktuellen und zukünftigen Mitglieder aus. Prüfen Sie daher vor einer Teamzuweisung, welche Nutzer dem Team angehören.
Einstellungen > Leistungserbringung > Aufgabengruppen
Aufgabengruppen bündeln Auftragspositionen thematisch. Nutzer und Teams können direkt einer Aufgabengruppe zugeordnet werden und erhalten so Zugriff auf alle enthaltenen Auftragspositionen.
So funktioniert's:
Öffnen Sie Einstellungen > Leistungserbringung > Aufgabengruppen und wählen Sie über Details die gewünschte Aufgabengruppe aus.
Weisen Sie nun über Hinzufügen unter „Zugewiesene Nutzer:innen" oder „Zugewiesene Teams" die gewünschten Personen bzw. Teams zu.
Alternative: Zuweisung direkt aus Aufträgen, Auftragspositionen oder Objekten
Zuweisungen können auch direkt aus dem jeweiligen Eintrag heraus vorgenommen werden. Dieser Weg eignet sich für schnelle Einzelzuweisungen, bietet jedoch keinen zentralen Überblick über alle Zuweisungen eines Nutzers.
Über einen Auftrag
Öffnen Sie über Details den gewünschten Auftrag und wählen Sie in der Sidebar „Zugewiesene Nutzer:innen" oder „Zugewiesene Teams". Klicken Sie auf „+ Hinzufügen", um Nutzer oder Teams diesem Auftrag zuzuweisen.
Über eine Auftragsposition
Öffnen Sie die über Details gewünschte Auftragsposition und wählen Sie in der Sidebar „Zugewiesene Nutzer:innen" oder „Zugewiesene Teams".
Über ein Objekt
Öffnen Sie über Details das gewünschte Objekt und wählen Sie in der Sidebar „Zugewiesene Nutzer:innen" oder „Zugewiesene Teams". Nutzer, die einem Objekt zugewiesen sind, erhalten Zugriff auf alle Auftragspositionen dieses Objekts.
Youtilly-Tipp: Nutzen Sie diesen Weg nur für Ausnahmen oder schnelle Einzelzuweisungen. Für eine strukturierte Verwaltung empfehlen wir den Weg über Einstellungen > Zugriff > Nutzer oder Teams.
Hinweis: Bei den gezeigten Zuordnungen handelt es sich um Komfortfunktionen, um Nutzer:innen mit eingeschränkten Zuständigkeiten den schnellen Zugriff auf ihre Aufgaben zu erleichtern. Es kann nicht ausgeschlossen werden, dass Nutzer:innen über sonstige Youtilly-Funktionen (bspw. Tickets oder Aufmaßeditor) Zugriff auf ihnen nicht zugewiesene Objekte erhalten.