Durch die Nutzung Youtillys sind Sie vertraglich verpflichtet, über Youtilly gewonnene Aufträge ausschließlich über Youtilly abzurechnen.
Voraussetzungen zur Erstellung einer Rechnung über Youtilly
Um eine Rechnung über Youtilly ausstellen zu können müssen drei Voraussetzungen erfüllt sein.
1. Vervollständigung Ihres Dienstleisterprofils
Noch vor der Rechnungserstellung ist es wichtig, dass Sie Ihr "Dienstleisterprofil" vervollständigen. Dieses finden Sie unter „Dienstleisterprofil“ in den Dienstleister-Einstellungen. Es ist in folgende Bereiche gegliedert:
Allgemeines
Ansprechpartner
Leistungskatalog und Referenzen
Dokumente
Steuern
Weitere Angaben
Ohne die Vervollständigung ist eine Rechnungserstellung nicht möglich.
2. Erledigung von Leistungen
Ist die Vervollständigung des Dienstleisterprofils und der Aufmaße geschehen, beginnt die tatsächliche Erstellung einer Rechnung mit dem Erledigen Ihrer Leistungen. Nur erledigte Leistungen können abgerechnet werden. Links in der Navigationsleiste finden Sie die Seite Erledigen, gekennzeichnet durch einen Haken.
Haben Sie einen Leistungsnachweis erbracht, in dem Sie eine einzelne Leistung als erledigt markiert haben,
geht diese erbrachte Leistung in das Logbuch über. Dort muss die Leistung bestätigt werden, dies kann nur durch eine Führungskraft oder einen Administrator erfolgen.
Tipp: Sie können auch Leistungen nach einer bestimmten Zeit automatisch bestätigen lassen. Mehr dazu finden Sie in diesem Hilfsartikel: Automatische Bestätigung von Leistungen.
3. Monat abgeschlossen
Damit eine Rechnung für einen Monat nun ausgestellt werden kann, muss der entsprechende Monat abgeschlossen sein. Das bedeutet:
Alle Leistungen des Monats wurden für jeden Auftrag erledigt und der Monat gilt als vollständig abgeschlossen.
Monatsabschluss und Rechnungsstellung
Lieber zuschauen statt lesen? In diesem kurzen Video haben wir die wichtigsten Schritte für Sie zusammengefasst:
Sind alle Voraussetzungen erfüllt, können Sie nun Rechnung ausstellen. Öffnen Sie hierzu den Bereich Rechnungen. Diesen finden Sie über die Navigationsleiste, gekennzeichnet durch das Rechnungssymbol.
Wenn Rechnungen bereit zur Erstellung sind, wird Ihnen dies durch einen kleinen roten Punkt angezeigt.
Um in den Bereich der Rechnungserstellung zu öffnen, klicken Sie auf der rechten Seite im Bereich Rechnungen auf „Monate abschließen und Rechnung erstellen“. Dort wird Ihnen ebenfalls angezeigt, wie viele Rechnungen aktuell ausgestellt werden können.
Anschließend erhalten Sie auf einer neuen Seite eine Übersicht über alle Rechnungen des aktuellen Jahres, sortiert nach Monaten und den jeweiligen Aufträgen. Dort können Sie auch alle bisher ausgestellten Rechnungen einsehen.
Rechnungsentwürfe ausstellen
Rechnungsentwürfe für einen gesamten Monat ausstellen
Sie können Rechnungsentwürfe für alle offenen Aufträge eines Monats mit einem Klick ausstellen. Offene, abschließbare Rechnungen erkennen Sie außerdem an einem roten Punkt.
So funktionierts:
Klicken Sie auf den jeweiligen Monat, den Sie abschließen möchten.
Klicken Sie dann auf den Button „Gesamten Monat abschließen“.
Die Entwürfe werden dann erzeugt. Das kann einige Minuten dauern.
Tipp: Sie können die Seite während die Entwürfe laden schließen.
Einzelne Rechnungsentwürfe für Aufträge erstellen
Alternativ können Sie innerhalb eines Monats für einzelne Aufträge Rechnungsentwürfe erzeugen. Klicken Sie dafür auf das Symbol mit dem offenen Schloss im jeweiligen Auftrags- oder Monatsfeld. Daraufhin öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den Status des Monats einsehen. Mit einem Klick auf "Monat abschließen" können Sie den Entwurf für den jeweiligen Auftrag erzeugen.
Rechnungen ausstellen und verschicken
Sobald die Entwürfe erstellt wurden, erkennen Sie dies am kleinen grünen Rechnungssymbol mit dem Hinweis "Rechnungsvorschau liegt vor". Ab diesem Zeitpunkt können Sie die Rechnungsentwürfe prüfen.
Rechnungen für einen gesamten Monat ausstellen und versenden
Nach dem Sie die erstellen Rechnungen geprüft haben können Sie alle in einem Schritt an die jeweiligen Eigentümer senden.
So funktionierts:
Klicken Sie auf den jeweiligen Monat, den Sie versenden möchten.
Klicken Sie dann auf den Button "Verfügbare Rechnungen ausstellen und versenden".
Mit der finalen Ausfertigung der Rechnung, wird automatisch eine Rechnungsnummer, ein Rechnungsdatum und ein Fälligkeitsdatum generiert und dem jeweiligen Eigentümer zugesandt.
Einzelne Rechnungen ausstellen und versenden
Alternativ können Sie auch für einzelne Aufträge pro Monat die Rechnungen ausstellen und versenden. Klicken Sie dafür auf das Symbol mit dem grünen Vertrag im jeweiligen Auftrags- oder Monatsfeld. Daraufhin öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den Status des Monats einsehen. Dort können Sie dann über "Rechnung ausstellen und versenden" die Rechnungen einzeln absenden.
Empfohlen: Automatisierung aktivieren
Das Erstellen und Versenden von Rechnungen kann jetzt auch automatisch erfolgen. Wenn Sie die Automatisierung aktivieren müssen Sie jeden Monat nur einmal die Erstellung der Entwürfe anstoßen.
So aktivieren sie die Automatisierung:
Gehen Sie in Ihr Profil unter Einstellungen > Abrechnungen
Legen Sie dann einen Zeitraum für die automatische Erstellung fest.
Rechnungen werden dann ohne manuelles Zutun nach Abschluss erzeugt und versendet.
Monatsabschluss fehlgeschlagen
Wenn Ihnen Rechnungen als „Monatsabschluss fehlgeschlagen“ angezeigt werden liegen dort noch unbestätigte Leistungen vor. Um Ihnen die Bestätigung zu erleichtern können Sie folgende Schritte durchführen:
Klicken Sie dafür auf das Symbol mit dem roten Kreis im jeweiligen Auftrags- oder Monatsfeld. Daraufhin öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den Status des Monats einsehen. Wenn Sie in dort auf den Button „Unbestätigte Leistungen im Auftragsmonat“ klicken werden Ihnen alle unbestätigten Leistungen des jeweiligen Auftrags in dem Monat angezeigt und können dort direkt bestätigt werden.
Monat erneut öffnen
Lieber zuschauen statt lesen? In diesem kurzen Video haben wir die wichtigsten Schritte für Sie zusammengefasst:
Sie können alle Rechnungsentwürfe wieder öffnen, um noch Korrekturen vorzunehmen. Sobald eine Rechnung ausgestellt und verschickt wurde kann diese nicht mehr geöffnet werden.
Den gesamten Monat können Sie wieder öffnen in dem Sie auf den jeweiligen Monat gehen und auf "Gesamten Monat wieder öffnen" auswählen.
Sie können auch einzelne Rechnungsentwürfe wieder öffnen klicken Sie dafür in das jeweilige Feld. Es öffnet sich das bekannte Fenster und dort können Sie dann mit „Monat wieder öffnen“ den einzelnen Rechnungsentwurf wieder öffnen.
Gutschrift erstellen
Lieber zuschauen statt lesen? In diesem kurzen Video haben wir die wichtigsten Schritte für Sie zusammengefasst:
Wenn Sie schon ausgestellte Rechnungen korrigieren möchten, müssen Sie dafür eine Gutschrift erzeugen. Diese können aber nur für einzelne Rechnungen ausgestellt werden.
Dafür müssen sie eine einzelne ausgestellte Rechnung öffnen und dann in dem Fenster rechts „Gutschrift erstellen und Monat wieder öffnen“ auswählen. So wird automatisch eine Gutschrift erstellt und die Rechnung wieder geöffnet.
Außerdem können Sie in der Rechnungsübersicht im Bereich "Rechnungen" über die drei Punkte auch Gutschriften erzeugen.
Rechnungen können jeweils nur in Gänze gutgeschrieben werden. Einzelne Positionen können nicht separat gutgeschrieben werden.
Rechnung herunterladen
Die erstellten und verschickten Rechnungen finden Sie außerdem im Bereich "Rechnungen". Diesen öffnen Sie über die Navigationsleiste, gekennzeichnet durch das Rechnungssymbol.
Durch einen Klick auf die drei Punkte werden Ihnen verschiedene Optionen zum Herunterlangen der Rechnung angezeigt:
Als PDF herunterladen
Als ZUGFeRD XML herunterladen
Mit dem Herunterladen einer Rechnung im Format PDF oder ZUGFeRD XML ist es Ihnen möglich die Rechnung in Ihre unternehmenseigene Buchhaltung zu implementieren. Das Format PDF dient der manuellen Rechnungsimplementierung und das Format ZUGFeRD XML der automatischen Rechnungsimplementierung.