Lieber zuschauen statt lesen? In diesem kurzen Video haben wir die wichtigsten Schritte für Sie zusammengefasst:
Alle Ihre Tickets können über das Postkorb-Symbol unten links im Menü eingesehen werden.
Tickets erstellen
Tickets können auf verschiedene Arten erstellt werden, je nachdem ob Sie allgemeine Fragen haben oder sich auf einen konkreten Auftrag oder ein konkretes Objekt beziehen möchten.
Tickets direkt eröffnen
Wenn Sie ein Anliegen haben, das nicht direkt zu einem Auftrag/Objekt zugeordnet werden kann, können Sie ein Ticket manuell erstellen.
Gehen Sie dazu in der Ticket-Übersicht unten rechts auf "Ticket eröffnen".
Darauf hin eröffnet sich ein neues Ticketformular.
Hier können Sie:
Den Empfänger und die passende Kategorie auswählen.
Einen Betreff angeben und eine Nachricht formulieren.
Sowie bis zu 10 Anhänge hinzufügen.
Empfohlen: Ticket zu einem Auftrag / Objekt eröffnen
Wenn Sie ein Ticket zu einem konkreten Vorgang erstellen möchten (z.B. zu einem Auftrag, einer Leistung oder einem Objekt), empfehlen wir, das Ticket direkt aus dem jeweiligen Auftrag/Objekt heraus zu eröffnen. So wird dieses dem Ticket automatisch zugeordnet.
Gehen Sie dafür für Aufträge, Auftragspositionen oder Objekte wie folgt vor:
Öffnen Sie den entsprechenden Auftrag, die Auftragsposition oder das Objekt über den Button "Details".
Klicken Sie dort auf die Option "Ticket zum (...)" eröffnen, die sich auf der rechten Seite befindet.
Gehen Sie dafür für für bestimmte Leistungen wie folgt vor:
Öffnen Sie Ihr Logbuch und suchen Sie die entsprechende Leistung heraus
Klicken Sie auf die drei Punkte "..." und wählen "Ticket eröffnen" aus.
Anschließend öffnet sich direkt ein neues Ticketformular (siehe oben), in der Sie ihre Nachricht verfassen können. Das Ticket wird automatisch dem entsprechenden Auftrag, der Auftragsposition, Objekt oder der Leistung zugeordnet.
Ticket-Übersicht
Eingehende und ausgehende Tickets werden in einer übersichtlichen Liste zusammengefasst.
Jedes Ticket zeigt klar an, ob es eingehend (vom Geschäftspartner eröffnet) oder ausgehend (von Ihrem Unternehmen erstellt) wurde. Dies wird in der Ticketübersicht direkt vor dem Namen des Geschäftspartners als „von“ (eingehend) oder „an“ (ausgehend) angezeigt.
Filter „Aktion erforderlich“
Ein Ticket erhält den Status „Aktion erforderlich“, wenn die letzte Aktion oder Nachricht von einem Geschäftspartner kam und somit Ihre Reaktion benötigt wird.
Der rote Kreis im Menü zeigt die Anzahl der Tickets an, die eine Aktion erfordern und entweder Ihnen zugewiesen oder noch niemandem zugewiesen sind.
Filtermöglichkeiten
Die Filter finden Sie wie gewohnt mit einem Klick auf die Lupe.
Schnellfilter in der Seitenleiste
Zusätzlich zur umfangreichen Filterseite (hinter der Lupe) finden Sie rechts praktische Schnellfilter für die wichtigsten Kriterien.
Kategorie (Alle, spezifische Tickettypen)
Zuweisung (Alle, Mir oder nicht zugewiesen, Nicht zugewiesen, Mir zugewiesen)
Status (Alle, Offen, Geschlossen, Aktion erforderlich)
Die Schnellfilter zeigen zusätzlich eine rote Zahl, welche angibt, wie viele Tickets aktuell eine Aktion von Ihnen erfordern.
Tickets zuweisen
Manuelle Zuweisung von Tickets
Wenn Sie möchten, dass ein bestimmtes Ticket von einer bestimmten Person in Ihrem Team bearbeitet wird, können Sie es manuell zuweisen.
Klicken Sie dazu im Ticket auf "Ticket zuweisen" und wählen Sie die gewünschte Person aus.
Automatische Zuweisung von Tickets
Mit einer Zuweisungs-Regel kann festgelegt werden, dass bestimmte Tickets automatisch Nutzer:innen zu gewiesen werden.
Dies kann über Einstellungen > Tickets > Automatische Zuweisung vorgenommen werden.
Über den Button Neue Regel können neue Regel angelegt werden.
"Immer, wenn...":
Wähle aus, wann die Regel angewendet werden soll:
Eröffnet von: Wähle aus, ob die Regel gilt wenn von einem Geschäftspartner eröffnet wird oder vom eigenen Betrieb eröffnet wird.
Ticket-Kategorie: Wähle optional aus, ob die Regel nur für eine bestimmte Ticket-Kategorie gelten soll.
"Dann..":
Zuweisungsmethode: Wähle aus ob Tickets an bestimmte Nutzer oder an bestimmte Rollen zugewiesen werden sollen.
Zugewiesener Nutzer oder Rolle: Wähle aus, an wen oder an welche Rolle die Tickets automatisch zugewiesen werden sollen.
Abschließend kann über Hinzufügen die Regel abgespeichert werden.
Mehr Details zur automatischen Zuweisung finden sie im Artikel: Wie können Tickets automatisch Nutzern zugewiesen werden?
Tickets beantworten
Sie können Tickets direkt in dem Antwortfeld beantworten.
Optional lassen sich bis zu 10 Anhänge hinzufügen.
Möchten Sie eine Information nur intern festhalten, ohne dass der Geschäftspartner sie sieht, verwenden Sie bitte die Option "Als interne Notiz hinterlegen."
Wenn Sie "Ticket schließen" wählen, wird das Ticket direkt nach Ihrer Antwort geschlossen. Sie können das Ticket jedoch jederzeit erneut öffnen, in dem sie darauf antworten.
