Sie können Dienstleistern ermöglichen, inhaltliche Fragen zu Ihren Ausschreibungen zu stellen. Ihre Antworten sind für alle Dienstleister öffentlich sichtbar – das reduziert Rückfragen und schafft Transparenz.
Liegen unbeantwortete Fragen vor, ist die Ausschreibung in der Übersicht an einem eigenen Symbol erkennbar – inklusive der Anzahl offener Fragen.
Regelwerk & Berechtigungen
Grundeinstellung
Die Grundeinstellung legen Sie unter Einstellungen > Ausschreibungen fest (erfordert „Betriebsdaten und -einstellungen schreiben"). Zur Auswahl stehen:
Immer ausgeschaltet (Standard)
Standardmäßig ausgeschaltet, je Ausschreibung einschaltbar
Immer eingeschaltet
Je Ausschreibung aktivieren
Damit Fragen je Ausschreibung einschaltbar sind, muss in den Einstellungen mindestens die zweite Option gewählt sein. Beim Anlegen einer Ausschreibung lässt sich die Funktion dann individuell unter Schritt 5: Zusatzinformationen > „Fragen zur Ausschreibung erlauben" ein- oder ausschalten (erfordert „Ausschreibungen vorbereiten").
Fragen beantworten
Für das Beantworten von Fragen und das Hinzufügen eigener Fragen & Antworten ist die Berechtigung „Auf Fragen zu Ausschreibungen antworten" erforderlich.
Diese ist standardmäßig bei allen drei Systemrollen (Eigentümer-Administrator:in, Eigentümer-Führungskraft, Eigentümer-Sachbearbeiter:in) aktiviert.
Fragen einsehen und beantwortender ablehnen
Eingegangene Fragen erscheinen im Bereich „Fragen zur Ausschreibung" auf der Ausschreibungsseite. Sie haben zwei Ansichten:
Alle Fragen (Standardansicht): alle eingereichten Fragen aller Dienstleister, unabhängig vom Status.
Beantwortete Fragen: nur die offiziell beantworteten Fragen – identisch mit der Ansicht der Anbieter.
Fragen beantworten
Klicken Sie auf das Pfeil-Symbol rechts neben einer unbeantworteten Frage, um sie zu öffnen und zu beantworten.
Sie können den Fragetext vor der Veröffentlichung leicht anpassen. Youtilly macht dazu einen Formulierungsvorschlag – z. B. um Tippfehler zu korrigieren oder die Frage in ein einheitliches Format zu bringen.
Für die Antwort macht Youtilly ebenfalls einen KI-basierten Antwortvorschlag auf Basis der Ausschreibungsunterlagen. Diesen können Sie über das Kopier-Symbol übernehmen oder eine eigene Antwort eintragen.
Klicken Sie abschließend auf „Antwort senden". Die Antwort ist danach für alle Dienstleister unter „Beantwortete Fragen" sichtbar. Klicken Sie abschließend auf „Hinzufügen" – die Antwort ist danach für alle Dienstleister unter „Beantwortete Fragen" sichtbar.
Fragen ablehnen
Möchten Sie eine Frage nicht beantworten, können Sie sie ablehnen. Wählen Sie dabei einen Grund aus – z. B. „Bereits beantwortet", „Inhalt nicht klar", „Mangelnder Themenbezug" oder „Technische Frage". Der Grund wird dem Dienstleister angezeigt.
Youtilly-Tipp: Ihre Antworten können Sie innerhalb von 10 Minuten nach dem Absenden noch bearbeiten.
Eigene Fragen und Antworten hinzufügen
Über „Fragen und Antworten hinzufügen" können Sie proaktiv häufige Fragen samt Antworten einstellen – ohne dass ein Anbieter vorher gefragt hat.
Tragen Sie Frage und Antwort in das Formular ein und klicken Sie auf „Hinzufügen"
Youtilly-Tipp: Nutzen Sie diese Funktion, um Informationen zu teilen, die erfahrungsgemäß oft nachgefragt werden.