Warum haben wir das Bewertungssystem abgelöst?
Wir möchten Qualitätsprobleme früher erkennen und gezielter darauf reagieren können – für Sie als Eigentümer, aber auch für die Dienstleister auf Youtilly. Die bisherige 5-Sterne-Bewertung hat dabei an ihre Grenzen gestoßen: Wir vermuten, dass die Interpretation von Sternebewertungen schlicht zu aufwändig war, um sie im Alltag sinnvoll zu nutzen. Was bedeutet eine 3 von 5? War die Leistung schlecht, oder wurde sie gar nicht erbracht? Diese Fragen ließen sich aus den Daten nicht beantworten.
Das hat uns dazu bewogen, das System grundlegend zu vereinfachen.
Weitere Gründe:
Geringe Nutzung: Weniger als 10 % der berechtigten Eigentümer-Nutzer haben die Bewertungsseite regelmäßig aufgerufen – und dort durchschnittlich weniger als 40 Sekunden verbracht. Die vorhandenen Daten wurden damit kaum zur Kenntnis genommen.
Fehlende Objektivität: Sternebewertungen messen subjektive Zufriedenheit – nicht, ob eine Leistung tatsächlich erbracht wurde. Für das Qualitätsmanagement ist aber genau das die entscheidende Frage.
Keine Reaktionsmöglichkeit für Dienstleister: Bewertungen erreichten die Dienstleister, ohne dass sie sich dazu äußern oder darauf reagieren konnten. Das führte zu Frustration – und änderte nichts an der Situation.
Keine Eskalationslogik: Niedrige Bewertungen wurden erfasst, führten aber nicht automatisch zu einer Maßnahme. Probleme konnten wochenlang sichtbar sein, ohne dass etwas passierte.
Das neue Meldeverfahren ersetzt subjektive Meinungsabfragen durch eine einfache, objektive Meldeoption und löst bei konkreten Problemen automatisch ein Ticket aus, ohne dass Sie selbst aktiv werden müssen.
Was ändert sich für Mieter?
Statt Sterne zu vergeben, können Mieter jetzt gezielt melden, wenn eine Leistung nicht ausgeführt wurde. Im Hausportal erscheint dafür neben relevanten Leistungen ein "Melden"-Button.
Häufen sich Meldungen, erhalten Sie automatisch ein Ticket der Kategorie „Mieterbewertung" und können den Sachverhalt erstmals aktiv mit dem Auftraggeber klären.
Folgendes gilt für Meldungen:
Eine Meldung ist ausschließlich für Leistungen gedacht, die nachweislich nicht stattgefunden haben.
Eine Meldung ist pro Leistung nur einmal möglich und kann nicht rückgängig gemacht werden.
Meldungen sind nur innerhalb von 14 Tagen nach dem Ausführungsdatum möglich.
Youtilly-Tipp: Das Meldeverfahren ist für Mieter bewusst einfach gehalten. Die Auswertung und Eskalation läuft vollständig automatisiert im Hintergrund – ohne dass Sie als Eigentümer aktiv werden müssen.
Was ändert sich für Sie als Eigentümer?
Automatische Tickets bei wiederholten Meldungen
Im Hintergrund berechnet das System kontinuierlich einen sogenannten Beschwerdedruck für jede Auftragsposition – in Relation zur Anzahl der betroffenen Mieter im Gebäude. Sobald ein definierter Schwellenwert überschritten wird, löst das System automatisch ein Ticket aus.
Das bedeutet für Sie: Sie müssen nicht mehr regelmäßig eine Übersichtsseite aufrufen oder aktiv nach Problemen suchen. Sobald ein echtes, wiederkehrendes Problem in einem Gebäude vorliegt, erhalten Sie automatisch ein Ticket – direkt in Ihrem gewohnten Ticket-Management auf Youtilly.
Das Ticket ist automatisch verknüpft mit der betreffenden Auftragsposition, dem zugehörigen Auftrag, dem Gebäude und der Leistungsart.
Über eine Zuweisungsregel kann es direkt an die richtige Person weitergeleitet werden.
Vertrauensbewertung der Meldenden
Damit das System missbrauchsresistent bleibt, berechnet Youtilly automatisch einen Vertrauenswert für jeden meldenden Mieter. Mieter, die unverhältnismäßig häufig melden oder deren Meldungen sich nicht bestätigen, werden bei der Gewichtung automatisch weniger stark berücksichtigt. Die Datenbasis bleibt dadurch valide.
Steuerung: Für welche Leistungsarten ist das Meldeverfahren aktiv?
Wie schon bei den bisherigen Sternebewertungen wird auch das neue Meldeverfahren auf Ebene der Leistungsart gepflegt. Sie behalten also die gewohnte Kontrolle darüber, für welche Leistungsarten – zum Beispiel Reinigung, Winterdienst oder Gartenarbeit – Mieter die Möglichkeit haben, eine Nicht-Ausführung zu melden.
Was passiert mit den bisherigen Bewertungsdaten?
Alle historischen Mieterbewertungen werden gesichert und intern archiviert – sie gehen nicht verloren. Alle anderen Funktionen auf Youtilly bleiben unverändert: Logbuch, Datenbaukasten, Rechnungen und Leistungsübersichten stehen Ihnen wie gewohnt zur Verfügung.
Youtilly-Tipp: Das neue Meldeverfahren ersetzt eine subjektive Meinungsabfrage durch ein datengestütztes, handlungsorientiertes System, das direkt in Ihren Workflow eingreift – ohne zusätzlichen Aufwand für Sie.